Quản lý và vận hành toàn bộ quy trình khi quyết định mở quán cafe

Phân tích quá trình mở quán cafe thành công

Quy trình này gồm 3 giai đoạn để mở quán cafe nhượng quyền : đầu vào, vận hành và kiểm tra kết hợp thông số kết quả.

1. Giai đoạn đầu vào khi quyết định mở quán cafe

• Nguồn hàng :

Tìm các đối tác, nhà phân phối uy tín. Vì họ thì có giá cả, chứng nhận nguồn hàng, thời gian, địa điểm giao hàng tiện kiểm soát. Ví dụ nguồn hàng từ xa Tây Nguyên, hoặc gần hơn NGUYEN CHAT COFFEE, Metro,…

• Thống kê hàng hóa :

Chia ra làm hai loại tài sản cố định (tài khoản khấu hao lớn) và tài sản nhỏ.

• Kho bảo quản :

Phải có kho để dự trữ bảo quản. Nếu không có thì có thể tận dụng một nơi phù hợp để quản lý bảo quản hàng hóa.

• Kiểm soát hàng hóa theo hóa đơn :

Khi nhập hàng về, khi nhập vào phần mềm quản lý bán hàng. Lưu ý nhập vào phần mềm cũng phải có đơn vị : nhập kho là thùng, nhập phần mềm quản lý bán hàng là lon.

• Khai báo phần mềm quản lý bán hàng :

Danh mục kho hàng,  danh mục thu – chi, danh mục khu vực bán hàng, giá cả, tên từng loại hàng hóa, phân quyền tài khoản,…

2. Giai đoạn vận hành

• Khai báo thông tin số lượng chi tiết hàng hóa : kiểm soát số lượng (ví dụ 1kg cà phê = 35 ly).
• Nhập hết hàng hóa vào phần mềm để dễ quản lý.
• Thực hiện các thao tác phục vụ, thu ngân, pha chế một cách linh hoạt.

3. Giai đoạn kiểm soát

3.1 Kiểm soát quy trình tác nghiệp

– Dựa trên bảng mô tả công việc, quy trình tác nghiệp để kiểm soát & đánh giá nhân sự thực hiện có đúng quy trình đưa ra không.

– Linh hoạt điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế kinh doanh.

3.2 Kiểm soát thu/chi hàng ngày

– Phân quyền cho việc chi hàng ngày (nên tạo quyền cho thu ngân với những khoản chi nhỏ, với khoản chi lớn thì cấp quản lý): phải có đầy đủ chữ ký.

– Phần thu gồm doanh thu từ bán hàng & thu khác: kiểm tra dựa trên thực tế kiểm tra tiền cuối ngày (hoặc cuối ca) & trên phần mềm. Nếu chia nhiều ca thu ngân thì cần tạo file để bàn giao ca cho rõ ràng.

– Tạo danh mục khoản thu/chi cho phần mềm để thuận tiện cho quản lý chi tiết (ví dụ: danh mục chi như: chi lương, chi trái cây, chi café, chi nước ngọt, chi sữa, chi điện/nước …)

– Phần mềm quản lý sẽ đóng vai trò người lấy dữ liệu khách quan & chính xác nhất.

3.3 Kiểm soát hàng hóa kho hàng

– Định kỳ hàng tuần kiểm kho 1 lần (thường vào sáng thứ 2 hàng tuần) theo mẫu kiểm kho.

– Đối chiếu số liệu thực tế kiểm kho với số liệu trên phần mềm để đánh giá.

3.4 Báo cáo phân tích: một số bảng báo cáo phân tích mà người quản lý cần nắm

– Báo cáo doanh thu theo ngày/tháng/năm.

– Báo cáo chi phí: chi tiết theo danh mục chi phí.

– Báo cáo về thất thoát: đổ vỡ, mất mát, hàng hóa hỏng.

– Dựa trên các báo cáo để nắm rõ tỷ trọng với doanh thu như nguyên vật liệu, lương nhân sự, khấu hao…, để có phương án kinh doanh hiệu quả hơn.